Simon Hegele mobilisiert seine komplette Logistik mit MobileIron 

Industrie: Transportwesen

 

 

„Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die mobile Endgeräte sicher macht, ohne dass dafür der Komfort geopfert wird. Mit MobileIron haben wir genau diese Lösung gefunden. ”

Christian Jösch , Netzwerk-Administrator bei Simon Hegele.

Logistik ist Mobilität und so ist die zentrale Rolle von Mobile IT beim Logistik-Dienstleister Simon Hegele ganz selbstverständlich Teil des Tagesgeschäfts. Das Unternehmen hat auf die MobileIron-Plattform migriert, um die bewährten 360°-Lösungen in allen Logistik-Prozessen und Services rundum mobil zu machen.

Das Traditionsunternehmen Simon Hegele, Gesellschaft für Logistik und Service mbH mit Hauptsitz in Karlsruhe, das mittlerweile fast 100 Jahre existiert, unterstützt seine Kunden weit über die logistischen Standarddienstleistungen hinaus und versteht sich als 360°-Lösungsanbieter, der Prozessketten und Kundenbedarfe entlang einer komplexen Logistik-Kette analysiert und auf dieser Grundlage individuelle Lösungen entwickelt.

 

Das Lager von Simon Hegele am Standort Raunheim (Bildquelle: Simon Hegele Gesellschaft für Logistik und Service mbH)

 

Zur Umsetzung der Geschäftsstrategien sind Smartphones bei Simon Hegele schon seit Jahren wichtige Hilfsmittel.

„Ursprünglich waren wir auf BlackBerry ausgerichtet, migrieren aber seit Anfang 2016 auf die MobileIron-Plattform. Die unklaren Geschäftsaussichten von BlackBerry und die damit einhergehende volatile Geschäftsstrategie war uns zu unsicher“, sagt Christian Jösch, Netzwerkadministrator bei Simon Hegele. „Auf der Suche nach der für uns passenden Enterprise Mobility Management-Lösung haben wir sämtliche – zu diesem Zeitpunkt verfügbaren – Systeme genauer betrachtet. Wir haben eine detaillierte Liste mit benötigten Funktionen erstellt und diese mit den Systemen abgeglichen“, fährt Christian Jösch fort.

„Die anderen Lösungen waren für den damals geplanten Einsatzzweck viel zu komplex, sodass wir uns schließlich einstimmig für die MobileIron-Plattform entschieden haben“, erklärt der Netzwerkadministrator von Simon Hegele.

Der Evaluierungsprozess dauerte knapp vier Monate und war mehrstufig. Die ersten Schritte waren IT-intern. Mitarbeiter aus unterschiedlichsten Bereichen wurden mit Test-Geräten ausgestattet, um dem Evaluierungsteam Feedback mit Verbesserungsvorschlägen und Änderungswünschen zu geben. Auf der Basis dieser Erfahrungen und Testergebnisse verbesserte und verfeinerte das Team bei Simon Hegele kontinuierlich den Anforderungskatalog. Dabei integrierte man auch immer wieder externes Know-how: „Wir haben uns auf dem Serviceanbieter-Markt umgeschaut und schlussendlich in der Firma anyplace IT einen soliden und kompetenten Partner gefunden, mit dem wir seitdem eine absolut erfreuliche Zusammenarbeit und einen reibungslos funktionierenden Wartungsvertrag haben“, sagt Christian Jösch.

Herr Rainer Röckle, Geschäftsführer von anyplace IT geht in die Details der Herausforderungen: „Wir mussten zum einen eine passende Lösung für die Anforderungen aus den Fachabteilungen finden und zum anderen die dafür notwendigen Apps so über MobileIron bereitstellen, dass die Daten auch wirklich im Backend weiterverarbeitet werden konnten. Je nach Fachabteilung mussten sehr unterschiedliche Konfigurationen bereitgestellt werden, da die Anforderungen stark voneinander abwichen. Die endgültige Lösung wurde dann innerhalb weniger Tage implementiert.“

Derzeit setzt der Karlsruher Logistik-Dienstleister ausschließlich auf Android- Endgeräte, die auf Basis der MobileIron-Plattform verwaltet werden. Anwendungsfelder sind Mail, Kontakt- und Kalenderdaten sowie Zeiterfassung und Dokumentenzugriffe auf den Netzlaufwerken, letzteres mit Hilfe einer selbst entwickelten App.

Flexible digitale Tourmappe auf dem Tablet

Zusätzlich zu den Smartphones kommen im Sektor HighTech - Transport Tablets von Samsung zum Einsatz. Geplant sind aktuell rund 100-150 Tablets. Auf diesen gibt es eine speziell entwickelte App zur mobilen Auftragsabarbeitung in der Transportdurchführung und Montage im Außendienst.

Die App stellt Prozessabläufe in Form von Checklisten dar, die den Fahrer durch alle Prozessschritte führen und damit eine annähernd 100% Qualität sicherstellen. Unter anderem wird auch die Ladungssicherung mit der Checkliste überprüft und abschließend quittiert. Die bestätigte Checkliste wird anschließend für die Dokumentation gespeichert. Bei Abweichungen wird das Protokoll automatisch an die verantwortlichen Mitarbeiter gesendet.

Der Fahrer hat die Ladelisten/Rollkarten in seiner elektronischen Tourmappe verfügbar. Diese wird parallel mit der Routenplanung erstellt. Dadurch kann die Tour untertags angepasst und als Update in Echtzeit an das Tablet des Fahrers übermittelt werden. Falls im Tagesgeschäft also ein zusätzlicher Auftrag angenommen wird, der auf der Tour eines bereits gestarteten Fahrers liegt, wird der Fahrer automatisch über den neuen Auftrag in Kenntnis gesetzt und übernimmt diesen.

Ein weiterer Vorteil hierbei ist es, dass alle notwendigen Auftragsdokumente dem Fahrer jederzeit elektronisch zur Verfügung stehen und somit auch während der Transportdurchführung abgerufen werden können.

Großes Optimierungspotenzial

Die Aufträge werden ausschließlich digital auf dem Tablet dokumentiert. Erfasst werden beispielsweise die Zeiten, ausgeführte Dienstleistungen und sonstige Tätigkeitsberichte. Ebenfalls vereinfacht sich die Fotodokumentation, da bei der Warenübernahme eventuell festgestellte Schäden zusammen mit den Fotos unmittelbar in der App erfasst werden können. Nach Abschluss der Dokumentation kann diese dem Kunden elektronisch bereitgestellt werden.

Das Optimierungsvolumen der komplexen Prozesse wird einmal mehr deutlich, wenn man sich vor Augen führt, wie konsequent, transparent und schnell dem Kunden nun Status und Rückmeldedaten zur Verfügung gestellt werden können. Bis vor kurzem wurden alle Aufträge über eine Transportmanagementsoftware abgewickelt, die aber keine wirklich digitalen Prozesse zuließ. Der Fahrer erhielt die Tourmappe vor dem Tourstart ausschließlich in Papierform. Das eingesetzte Transport Management System WinSped integriert dabei den Datenaustausch von und zu den Tablets nahtlos in die Transport- und Serviceplanung.

Eingesetzt werden derzeit nur unternehmenseigene Android-Tablets mit Android Enterprise. „Android Enterprise hat sich in diversen Tests als State of the Art für uns etabliert, nicht zuletzt im Hinblick auf die neue Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union. Das Modul wird seit Januar 2018 auf allen neuen Geräten eingesetzt. Eine Umstellung der bisher ausgegebenen Android-Geräte ist bis Ende 2018 geplant“, erläutert Christian Jösch. Sämtliche Geräte sind verschlüsselt und nutzen für die Authentifizierung unterschiedliche Single-Sign-On (SSO) Technologien. Die MobileIron-Plattform ist in das Active Directory eingebunden. Die Synchronisation der mobilen und stationären Daten geschieht über ActiveSync und wird von MobileIron Sentry überwacht.

Auch der Zeitaufwand für die Mitarbeiter im Außendienst wird über eine eigenentwickelte App abgewickelt, die an das zentrale Zeit-Management-System des Logistik-Dienstleisters angebunden ist.

Im Innendienst werden die Aufträge durch eine eigenentwickelte App vom Server abgefragt. Die jeweiligen Transportgüter sind mit einem Barcode versehen und werden durch einen Ring-/Fingerscanner per Bluetooth eingelesen, sodass der Auftrag weiter abgearbeitet werden kann.

Auch für die EU-Datenschutz-Grundverordnung gerüstet

Über die MobileIron-Plattform verfügten die Mitarbeiter von Simon Hegele – im Außen- wie im Innendienst – über alle wichtigen Dokumente und Informationen „Just in Time“. Dies macht sie flexibler und dadurch produktiver. Die Außendienst-Mitarbeiter profitieren jetzt von komplett digitalisierten Arbeitsabläufen: Die einzelnen Aufträge werden zentral erstellt, in Echtzeit auf die Tablets gesendet und dort bearbeitet. Die Aufträge enthalten natürlich auch Zusatzdaten wie etwa spezielle Kundenanforderungen. Nach Auftragsabschluss werden die Arbeitsdokumente den Kunden digital zur Verfügung gestellt und nach Beendigung der Tour wird eine digitale Arbeitsmappe als Arbeitsnachweis serverbasiert abgelegt. Besonders viel Optimierungs- beziehungsweise Einsparungspotenzial wurde zudem im Back-Office-Bereich freigesetzt. Die Prozesszeiten in der Abwicklung durch Drucken, Tackern, Sortieren, Bereitlegen der Frachtpapiere wurden deutlich minimiert. Ebenso reduziert sich der Papierverbrauch auf ein Minimum. Einen großen qualitativen Fortschritt bringt die gesteigerte Dokumentationsqualität zum Beispiel bei Transportschäden mit sich. Es entstehen neue Dienstleistungsmöglichkeiten dem Kunden gegenüber.

„Der eindeutig größte Pluspunkt für unser Unternehmen ist die gesteigerte Flexibilität bei der Auftragsbearbeitung in sämtlichen Bereichen, also Planung, Durchführung, Dokumentation und Abschluss“, freut sich Christian Jösch.

Aber die MobileIron-Plattform bringt nicht nur zusätzliche Produktivität, sondern auch zusätzliche Sicherheit. Das gilt nicht zuletzt auch für die Einhaltung der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung, die gerade in Kraft getreten ist. Hier ist man mit der MobileIron-Plattform auf der sicheren Seite. „MobileIron gab uns vom ersten Moment an ein gutes Gefühl. Die Verwaltungs-Oberfläche ist übersichtlich und gut zu verstehen, der Funktionsumfang ist dennoch immens“, sagt Christian Jösch und fährt fort: „Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, welche die mobilen Endgeräte sicher macht ohne den kompletten Komfort zu verlieren. Mit MobileIron haben wir genau diese Lösung gefunden.“

Simon Hegele
Hauptvorteile:
  • Flexiblere und produktivere Mitarbeiter durch die „Just-in-Time-Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten
  • Einfach zu verstehende Verwaltungs-Oberfläche trotz eines immensen Funktionsumfangs
  • Gute Basis für die Einhaltung der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung
  • Verbesserte und schnellere Arbeitsabläufe verbessern die Service-Qualität
  • Verbesserte Work-Life-Balance vor allem für die Außendienst-Mitarbeiter durch vollständig digitalisierte Arbeitsabläufe – ohne Medienbrüche