業務改革・効率化にタブレットを 活用!神奈川県庁のセキュアな モバイルワークを支えるMobileIron

業界: 行政

情報共有と業務効率化を目指してiPadを導入

神奈川県庁では、2014年6月からiPad約1,600台導入し、業務効率化に活用している。導入の きっかけとなったのは、庁内の情報共有やワークスタイルの課題だった。

「神奈川県庁には約1万4000台のPCがありますが、盗難防止のロックつきでデスクでしか使えない ようになっています。つまり、PCを使う仕事はデスクに戻らないとできませんでした。またグループ ウェア自体は導入されていましたが利用率が低く、WordやExcelを使ってスケジュール管理をして いる人もいる状態でした」と語るのは、神奈川県 CIO(当時。現、知事補佐)の根本昌彦氏だ。

当時、特に問題と感じられていたのは県上層部ほどPCをうまく活用できていない状態だった。 外出も多く、デスクで作業ができる時間が短いこともあり、知事や副知事への報告等は紙ベースに ならざるをえない状況だったという。

「当時は現場で働く人々、つまり組織にとって手足の部分には神経が通っているが、それが頭に つながっていない状況でした。これを改善するためには、外出先でも利用できるタブレットが必要だ と考えました」と根本氏。予算は、従来の固定電話回線や業務で利用する携帯電話の契約見直しを 行なうことで削減できた通信関連費用を充てる形で捻出。本庁の主幹クラス以上の職員に1人1台 貸与する他、業務上必要となる部署に配布して必要に応じてマルチログインで共有する形で利用 することになった。

EMMとしてMobileIronを採用

庁内にLAN環境が整っていないためLTE接続できるタブレットが必要だったが、庁内のイントラ ネットに安全に接続するためのシステムも必要となる。入札の結果、落札したモバイルキャリアが LTEモデルのiPadとMobileIronを組み合わせた導入を提案したところ、これが神奈川県庁の要件に 適合し、採用された。

外出先からのグループウェア閲覧を可能にした他、メールも「nPOP」の利用で送受信可能にした。

「nPOP」はMobileIronのAppConnectを利用して、アプリをラッピングした形でタブレットに配信 する形で利用している。業務情報がタブレットから利用できるようになったが、紛失等に際してはMobileIronのリモートワイプ機能で対応するなど、安全性を確保している。

「タブレットから安全にグループウェアやメールの利用ができる環境が整ったところで、会議・打ち 合わせ・出張・休暇・定時退庁など、自席を離れるスケジュールは必ず全職員が入力することにしてグループウェアを利用するように促しました。現在はほぼ全員がグループウェアを活用しています。 外出時にも十分業務対応が行えるようになり、直行直帰ができるなど時間的な無駄の削減にもつな がりました」と根本氏はタブレット導入の効果を語る。

グループウェア以外のアプリも、業務には活用されている。たとえば、外出先での業務には地図 アプリやカメラアプリが活用される。外国籍の県民と対話するための翻訳や筆談のアプリ、障がい者 関連業務ではチラシの色の見え方をチェックする色弱シミュレータ、農業指導では肥料と水の配合 計算アプリなども活躍している。

こうした現場の需要に対して、神奈川県庁ではMobileIronのアプリ管理機能を活用して、ブラック リスト方式でアプリの利用制限を実施。先に述べたような各種業務で必要である場合、利用申請を 受けた後、セキュリティ等の問題がないかを確認してから許可する方式だ。一方で、アプリのイン ストール状況のこまめなチェックも実施し、問題があるものはブラックリストに登録。安全なアプリ 活用をMobileIronでコントロールしている。

ペーパー削減や業務効率化を実現

タブレットの導入は、ペーパー削減にも貢献した。「グループウェアの予定に添付ファイルをつける 形で業務を行なうようになったことで、知事との打ち合わせや報告で紙の資料が不要になった。 印刷に費やしていた時間も削減できたのが大きな効果です」と根本氏は語る。

当初の目的であった情報共有の強化が達成できたのはもちろん、デスクでしか仕事ができないと いう状態からも開放された。テレコミュニケーションを活用した形でのワークスタイル変革にも一歩 踏み出せたといえるだろう。

また、FaceTimeはかなり活用されている。たとえば、災害対応にあたって現場の様子をFaceTimeを活用して中継させ、動画を見ながら状況把握や報告書作成も行えるようになった。教員採用試験では県内外に複数の試験会場を設置するが、その会場と本部との連絡手段としてFaceTimeを 活用し、現場の状況を把握した上で、本部からの指示を一斉メールで全会場責任者に同時送信 するなど、効率的で確実な情報共有を実現した。

この他にも、事故現場からの報告を写真つきで即座に行なう、畜産農家への普及指導にあたって動画や写真を活用したわかりやすい説明を行なう、外国籍県民との対応に翻訳アプリを利用する など、タブレットの多彩な機能が現場では広く活用されている。税に関係する業務では、戸数情報が 確認できる地図アプリを利用することで歩き回ることなく集合住宅のおおよその戸数を確認できる ようになるなど、効率化も進んでいる。

タブレット導入にあたっては、職員が自宅にタブレットを持ち帰れるようにするなど、活用が進みやすい環境も整えた。グループウェアを見れば何でもわかるようにした分、一定時間が経過すると ロックがかかるような設定にしてあり、解除パスワードも半年ごとに更新させるなどMobileIronの 機能を利用した上でさらにセキュアな活用になるようにも心がけている。

「これまでのやり方とは違う部分もありますが、ツールを導入するだけではなく業務改革も同時に 進めなければよい効果は出ません。神奈川県庁でも、行政改革とスマート県庁の2つを両輪として 進めて行きたいと考えています」と根本氏は語った。

「スマート県庁」の実現に向けた取り組みを推進

スマート県庁というのは、神奈川県庁が県民サービスの向上を目指して県の業務効率化や職員 の生産性向上を実現するために行なっている取り組みだ。職員の意識改革、BPRの推進、制度の 見直し、情報と知識の共有化、ICTの整備といったものを連動させながら取り組むもので、2014年 度からの5カ年計画となっている。iPad導入も、この一環だ。

今後の取り組みとしては、タブレットの導入台数を単純に増やすのではなく、活用の幅を広げて 行くことや、新たな場での利用を目指している。「県立特別支援学校に児童・生徒に実質一人1台 のタブレットを導入することを予定しています。また、県立高等学校でも活用したいですね。医療分野 では救急医療に活用できれば、無駄をなくせると考えています。県民がそれぞれタブレットや スマートフォンを利用して、自分の体調のマネジメントを行えるようにするようなヘルスケア事業 も考えていて、これは必ずしも行政が行なうわけではなく民間サービスとして実現できるものだとも 考ています。県庁内の改革を行なうスマート県庁だけでなく、県全体について考えるスマート 神奈川という取り組みも行なっていて、その一環です」と根本氏。

もちろん庁内でのタブレット活用についても、さらにブラッシュアップされる予定だ。意識改革や ネットワーク環境など、庁内の環境を整えた上で必要ならばタブレットを強化する可能性はあると いう。「業務によってはPCのみでよい人、PCとタブレットを両方持つ方がよい人、タブレットのみで よい人というのがいると考えられます。新たにタブレットを調達して貸与するべきなのか、BYOD で対応できるのかなども考えなければなりません」と根本氏は今後の取り組みについて語った。

Kanagawa Prefecture
ソリューション:
主な利点:
「グループウェアとメールを外出先から も利用できるようになったことで、現場の 情報共有や業務効率化を実現。知事や 副知事への紙ベースではない書類提出 などが実現でき、時間やコストなどさま ざまな無駄の削減、ペーパー削減につな がった」 根本 氏
なぜMobileironか:
「LTEモデルのiPadから、イントラネット内のグループウェアや庁内メールを安全 に利用するためにMobileIronを利用 した。リモートワイプやリモートロック で 端 末 の 紛 失 に 備 え る な ど 、 MobileIronの機能でセキュアなタブ レット活用が実現できた」 根本 氏