Der kommunale IT-Dienstleister KDRS sorgt dafür, dass das Dienstleistungsangebot in der Region Stuttgart auch über Smartphone und Tablet für die Bürger erreichbar ist. Basis der Mobilisierung ist dabei die Enterprise Mobility Management-Plattform von MobileIron.

Vernetzte Mobilität auf der Basis von Smartphone und Tablet bietet viele neue Möglichkeiten zur Ausgestaltung der Beziehung zwischen Verwaltungen untereinander und zwischen Verwaltung und Bürgern. Die Region Stuttgart ist dafür ein gutes Beispiel. Dort versorgt der IT-Dienstleister KDRS/RZRS Verwaltungen und Bürger vieler umliegender Landkreise um die baden-württembergische Landeshauptstadt mit IT-Infrastruktur, bestehend aus Hardware, Software und Services. Ein zunehmend größerer Teil der Infrastrukturdienste betrifft die Mobile IT. Die Enterprise Mobility Management (EMM) Lösung von MobileIron ist deshalb für den kommunalen IT-Dienstleister schon seit Mitte 2012 ein zentrales Management- und Security-Werkzeug.

„Die zunehmende Anzahl an Endgeräten machte sowohl hausintern als auch bei den Kunden eine Mobile Device Management (MDM) Lösung notwendig. MDM entwickelte sich dann zu einer EMM-Lösung, indem auch mobile Apps sowie Dokumente und Inhalte sicher verwaltet werden mussten“, skizziert Markus Fuchs, Teamleiter Infrastrukturdienste bei der KDRS, die Mobile IT-Entwicklung bei KDRS.

Neue Möglichkeiten durch Mobilisierung der Fachverfahren

Die von KDRS bereitgestellten Lösungen spiegeln das gesamte Tätigkeitsfeld der Kommunen wider, vom Einwohnermeldewesen über Ordnungswidrigkeiten und Immobilienmanagement bis zur strategischen Steuerung und zum Ratsinfosystem. Darüber hinaus stellt der IT- Dienstleister den Kommunen IT-Infrastruktur, Betriebsservices und eGovernment-Lösungen zur Verfügung. „Und wir unterstützen natürlich unsere Kunden dabei, die benötigten Anwendungen auszuwählen, einzuführen und dann zu betreiben“, betont Markus Fuchs.

Die KDRS setzt Mobilgeräte sowohl intern ein, „vom Hausmeister über Sachbearbeiter bis hin zum Geschäftsführer“ (Markus Fuchs), als auch extern als SaaS-Lösung für die Kunden.

KDRS hilft den Kommunen bei der Einbindung der mobilen Geräte und Lösungen in vorhandene Unternehmensprozesse, sei es in SAP-Lösungen, SharePoint-Umgebungen oder sichere Cloud-Speicher. Die „Mobilisierung“ der Fachverfahren bringt viele neue Möglichkeiten, wie die Bürger mit ihrer Verwaltung beziehungsweise wie die Verwaltungen untereinander kommunizieren können. Prozesse wie Dienstreisegenehmigung, Reisekostenabrechnung oder Zeiterfassung sind hierbei einige Beispiele.

Abgrenzung zwischen „dienstlich“ und „privat“ notwendig

Mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets oder auch Rechner, die in Uhren, Ketten und Armbänder integriert sind, stellen indes neue Herausforderungen an die Sicherheit. Anders  als PC oder Notebook sind sie zunächst einmal völlig unter der Kontrolle des jeweiligen Besitzers, mag dieser nun der rechtmäßige Eigentümer sein oder nicht. Die mobilen  Winzlinge gehen leicht verloren oder verlocken zum Diebstahl. Aber auch wenn der jeweilige Besitzer der Eigentümer ist, fungiert diese Person erst einmal als der oberste Administrator, sofern nicht zusätzliche Administrationseingriffe, idealerweise über ein Enterprise Mobility

Management (EMM) System installiert sind. Er oder sie können das Betriebssystem „ihres“ Mobilgeräts manipulieren, indem sie die vom Hersteller vorgesehenen und voreingestellten Grundsicherungen aushebeln (Jailbreaking bei Apple-Geräten oder Rooting bei Android), sie können Patches nicht oder nicht rechtzeitig einspielen, Sicherungsmaßnahmen nach Verlust oder Diebstahl nicht ordnungsgemäß vornehmen oder Apps nutzen, die nicht hundertprozentig sicher sind. Bei letzterem Punkt wird oft übersehen, dass aus strenger Business-Sicht auch viele Apps aus den digitalen App-Verkaufsangeboten von Apple oder Google (Applestore und Google Play) nicht absolut sauber sind.

Die Sicherheitsanforderungen werden noch einmal höher durch die Tatsache, dass die Mobilgeräte in aller Regel für private und geschäftliche Anwendungen zugleich benutzt werden. Kaum ein Mitarbeiter mag zwei oder gar mehr Geräte benutzen, je nachdem ob es sich um private oder geschäftliche digitale Aktivitäten handelt. Also gestatten die Unternehmen in aller Regel die (abgesicherte) private Nutzung von dienstlichen Geräten oder auch die dienstliche Nutzung des privaten Mobilgeräts. Wenn letzteres das ausdrückliche Mobile IT-Konzept eines Unternehmens ist, spricht man auch von einem Bring-your-own- Device (ByoD) Programm.

Bei KDRS gibt es kein ByoD-Programm, indes ist die Privatnutzung der dienstlichen Geräte möglich.

„Deshalb legen wir besonderen Wert auf Verschlüsselung und Abgrenzung, um die geschäftlichen von den privaten Daten sicher zu trennen“, erklärt Markus Fuchs.

Eigene Apps täglich im Einsatz

KDRS verfügt über eine eigene Entwicklungsabteilung, die Apps sowohl für das eigene Haus als auch für die Hosting-Kunden programmiert. Markus Fuchs nennt als Beispiel eine umfassende Stadtinformations- und Bürgerservice-App für die Stadt Göppingen (https://itunes.apple.com/de/app/goppingen/id586571215?mt=8) sowie die App (WER-Wahl-Ergebnis-Report), die wesentliche Features des Wahlauswerteverfahrens WinWVIS der KDRS auf die Mobilgeräte bringt (https://itunes.apple.com/de/app/wahl-ergebnis-report/id865084840?mt=8).

Die EMM-Lösung hat KDRS seinerzeit vom MobileIron-Vertriebspartner Bechtle vorgestellt bekommen, der auch die Implementierung übernahm. Der Evaluierungsprozess dauerte nach Angaben von Markus Fuchs rund acht Monate mit Beratungen, Checklisten und einem Workshop, den der Consulting-Dienstleister HIC AG (Human Internet Consult AG) organisierte. In der engeren Wahl waren damals Airwatch, Zenprise und MobileIron. Bei den Entscheidungskriterien waren Mandantenfähigkeit, Sicherheit, deutschsprachiges Anwenderportal (Atlas) für die KDRS-Kunden, die Skalierbarkeit, der Administrationsaufwand und die Innovationsfähigkeit des Anbieters die wichtigsten Parameter: MobileIron schnitt hier am besten ab und machte schließlich das Rennen. Markus Fuchs lobt bei MobileIron  überdies den Support durch einen Dienstleister vor Ort und die Qualität der Dokumentation.

Steigende Mitarbeiterproduktivität durch Mobile IT

KDRS betreibt die MobileIron-Appliance am eigenen Rechenzentrum und fungiert gleichzeitig als Hosting-Dienstleister für seine Kunden. Verwaltet werden von der MobileIron-Plattform derzeit vor allem iPhones und iPads sowie Android-Geräte (vor allem Samsung SAFE- Geräte), aber auch einige Windows Phone-Smartphones. Zu den wichtigsten Einsatzgebieten gehören nach Angaben von Markus Fuchs der „Secure Browser“ Web@Work, Cloud-Zugriffe über das MobileIron-Modul Docs@Work und SAP-Zugriffe.

„Durch den Einsatz der MobileIron-Plattform lassen sich private und geschäftliche Daten sauber trennen, es ist ein sicherer Zugriff auf Anwendungen und externe Cloud-Speicher möglich, über ActiveSync können mobile und stationäre Geräte synchronisiert werden und bei Verlust oder Diebstahl lässt sich das betroffene Gerät aus der Ferne sperren beziehungsweise ausschalten“, sagt Markus Fuchs.

Und er fasst die wesentlichen Vorteile der MobileIron-Plattform wie folgt zusammen: „Durch die sichere Einbeziehung der mobilen Geräte in die Geschäftsprozesse (beispielsweise die Tatsache, dass die Mitarbeiter auch unterwegs gut erreichbar sind) erhalten diese weiteres Potenzial und die Produktivität der Mitarbeiter steigt.“

KDRS

KDRS ist ein Dienstleistungsunternehmen mit Tätigkeitsschwerpunkt in der Region Stuttgart. Diese umfasst neben der Landeshauptstadt Stuttgart die Landkreise Böblingen, Esslingen, Göppingen, Ludwigsburg und den Rems-Murr-Kreis. Hier hat KDRS einen Marktanteil von fast 100 Prozent. Über die Region Stuttgart, mit ihren rund 2,7 Millionen Einwohnern, hinaus betreibt KDRS in seinem Rechenzentrum IT-Lösungen für über sechs Millionen Bürger. Durch die in über 40 Jahren gesammelte Erfahrung ist KDRS mit den speziellen Anforderungen im kommunalen Bereich bestens vertraut und bieten kompetente Unterstützung an. Eine ganzheitliche Betreuung rund um das Thema IT ermöglicht einen wirtschaftlichen Einsatz und sorgt gleichzeitig für reibungslose Abläufe und einheitliche, effiziente Strukturen.