Auf Basis der EMM-Plattform von MobileIron betreibt der schweizerische Telekommunikations-Anbieter Swisscom einen Managed Service für die Mobile IT-Infrastruktur der führenden Immobilien-Dienstleisterin PRIVERA. Für die Anwender ist Mobilität dabei weitgehend transparent.

Es ist ein erster Schritt, aber gleichwohl ein ganz entscheidender Schritt, den die führende unabhängige schweizerische Immobiliendienstleisterin PRIVERA Anfang 2016 gemacht hat. Zu diesem Zeitpunkt wurde eine App in den Produktivitätsbetrieb überführt, über die sich eine Wohnungsübergabe bei der PRIVERA vollständig digital mittels Tablet abwickeln lässt. Der Bewirtschafter läuft dabei mit dem ausziehenden Mieter durch die Wohnung, hält den Zustand der Räume und Einrichtungen sowie allfällige Schäden auf dem Tablet fest, schreibt ergänzende Kommentare, und macht Fotos. Am Schluss unterschreibt der Mieter direkt auf dem iPad und erhält danach einen Link zugestellt, über welchen er das elektronische Abnahmeprotokoll als PDF herunterladen kann. Zusätzlich werden automatische Tasks im Bewirtschaftungs-System angelegt, die der Mitarbeitende später zu erledigen hat.

Ein zentraler Prozess der schweizerischen Immobilien-Dienstleisterin, die rund 80.000 Objekte verwaltet, ist damit von einer Papierunterlage in die digitale Welt transformiert worden. „Die Produktivitätssteigerung ist erheblich“, sagt Manuel Cassina, Verantwortlicher IT Betrieb der PRIVERA.

Die Kriterien des Evaluationsprozesses

Spätestens mit Einführung dieser zentralen App war bei der Immobiliendienstleisterin mit rund 400 Mitarbeitern in der ganzen Schweiz die Einführung eines Enterprise Mobility Management (EMM-) Systems unabdingbar. „Wir wollten die Installation und die fortlaufende Wartung der App mit regelmäßigen Updates so einfach wie möglich gestalten und hier bot sich ein EMM-System an“, erläutert Manuel Cassina.

Der Evaluationsprozess dauerte rund drei Monate. Getestet wurden vier prominente EMM-Lösungen (Citrix, Microsoft, Airwatch und MobileIron) vor allem hinsichtlich folgender Kriterien, die vorher definiert worden waren. „Von den extrem vielen Möglichkeiten, die eine EMM-Lösung in der Regel bietet, haben wir uns bei der Evaluation auf die folgenden Kriterien konzentriert:

  • Wie setzt die EMM-Lösung die Apple DEP1-Funktionalität um?
  • Wie werden Apps verteilt – kann das automatisch ablaufen?
  • Wie einfach ist es für den Admin Sicherheits-Richtlinien zu definieren und anzuwenden
  • Welche Konfigurationen können auf den Geräten verteilt werden und wie einfach ist deren Administration?
  • In welchem Maße „spürt“ der Anwender die EMM-Lösung, ist also in diese Lösung als Akteur involviert?“

Das EMM-System von MobileIron ging als klarer Sieger aus dem Evaluierungsprozess hervor. Seit Anfang 2016 wird es als Managed Service im Rechenzentrum des schweizerischen Telekommunikations-Dienstleisters Swisscom betrieben. Die einfache Administration, die gute Übersicht aller Geräte sowie der einfache Installationsprozess sowie nicht zuletzt die Tatsache, dass die Anwender das System praktisch nicht „spüren“, haben in der Evaluation überzeugt. In der ersten Phase, in der sich das Projekt befindet, werden nur überwachte Geräte (Apple Supervised Devices) verteilt, sodass die Mitarbeitenden von der Management-Seite her völlig unbehelligt bleiben.

Dass diese Absicht erfolgreich umgesetzt werden konnte, illustriert Manuel Cassina an seinen Erfahrungen mit Anwendern: „Die meisten wissen gar nicht, was MobileIron ist, und geben an, dass sie ein „solches Tool bei sich nicht installiert hätten“, berichtet der Betriebsverantwortliche, und zieht daraus den Schluss: „Das spricht sehr für die Installation, denn wir hatten beabsichtigt, dass die Wirkungsweise von MobileIron für die Mitarbeitenden möglichst transparent ist und sie im Tagesgeschäft nicht behindern soll“.

Roger Dettling, Solution Consultant für Enterprise Mobility Management bei Swisscom (Schweiz) AG, meint:

"Dank dem Managed Service der Swisscom muss sich PRIVERA nicht um die IT kümmern, da das ganze System im geo-redundanten Rechenzentrum von Swisscom läuft. Dadurch kann PRIVERA von unserer langjährigen EMM-Expertise profitieren."

Wofür Mobile IT derzeit bei der PRIVERA eingesetzt wird

In dieser ersten Phase der Umsetzung der Unternehmens-Mobilität bei der PRIVERA soll es nicht bleiben. „In einem zweiten Schritt werden wir die Registrierung der Geräte verlangen, wodurch wir die Mitarbeitenden deutlich mehr in die Verantwortung nehmen, weil sie sich ja dann mit einem Portal auseinandersetzen müssen, über das ihre mobilen Endgeräte verwaltet werden“, erläutert Manuel Cassina.

Patrick Rohner, Fachverantwortlicher Bewirtschaftung Schweiz bei der PRIVERA ergänzt die Perspektive des Betriebsverantwortlichen aus der Sicht des Anwenders:

„Die Erfahrungen, welche ich im Zuge der Einrichtung und Schulung mit MobileIron gemacht habe, waren positiv. Eine solche Automation ist heutzutage notwendig und wertvoll und gibt uns nicht zuletzt die entsprechende Kontrolle und Übersicht.“

Neben der Telefonie-Funktion nach Innen und nach Außen steht die Wohnungsübergabe-App derzeit eindeutig im Zentrum der Mobilitätslösung der PRIVERA. Aber natürlich benutzen immer mehr Mitarbeitende ihre Mobilgeräte (iPhone und iPad) auch für die Produktivitätssteigerung im Zusammenhang mit Exchange (E-Mail, Kalender, Aufgaben). Und einige greifen mit ihrem iPad auch schon auf die virtuelle Desktop-Infrastruktur der PRIVERA zu. „Derzeit sind das zwar noch wenige, aber wir sind sicher, dass diese Anwendungsformen für unsere weiteren Mitarbeitenden sehr schnell an Attraktivität gewinnen“, sagt Manuel Cassina.

Bis jetzt haben die Mitarbeitenden 250 iPhones und rund 150 iPads über die Firma bezogen. Zusätzlich können alle Mitarbeitenden, die Mobilgeräte dienstlich nutzen dürfen, auch ihr privates Gerät mit dem Exchange-Server von PRIVERA verbinden.

Große Möglichkeiten für weitere mobile Lösungen

Die PRIVERA deckt alle Dienstleistungen entlang dem Lebenszyklus einer Immobilie ab. Zu den fünf Kompetenzfeldern gehören die Bewirtschaftung und Betreuung von komplexen Liegenschaften, die mehreren Eigentümern beziehungsweise Investoren gehören, die Vermietung, die Vermittlung und der Verkauf von Immobilien sowie die bauliche Weiterentwicklung und Sanierung von Immobilien. Dies ist nur eine kleine Auswahl der Tätigkeitsfelder, die aber schon andeutet, wie viele Prozesse hier noch digitalisiert beziehungsweise mobilisiert werden können und müssen. Deshalb sagt Manuel Cassina ganz klar: „Wir wollen mit Hilfe von Apps weitere Schritte in Richtung Mobilität und Effizienz im Erledigen von häufig auftretenden Tätigkeiten bei den Mitarbeitenden erreichen.“ Und er fügt hinzu:

„Dank MobileIron können wir unsere mobilen Geräte einfach verwalten und wir sehen ein großes Potenzial, auf diesem System aufzubauen und mittelfristig weitere Vorteile nutzen zu können.“

1 Device Enrollment Program (DEP) von Apple: Mit dem DEP-Server von Apple lassen sich über das EMM-System Systemaktualisierungen vornehmen oder beispielsweise auch eine Aktivierungssperre auf dem Gerät erzwingen beziehungsweise eine existierende Aktivierungssperre überschreiben.