Kreisstadt Siegburg mobilisiert behördliche Prozesse auf Smartphones und Tablets

Industrie: Behörden

 

 

„Unsere Bürger wollen die Mitarbeiter der Fachbereiche flexibel erreichen können und vor allem zeitnah eine kompetente Auskunft erhalten. Eine sichere mobile Anbindung an digitale Akten und entsprechende Verwaltungsabläufe auch im Außendienst und Home Office sind dafür unerlässlich.”

Bernd Lehmann, Co-Dezernent der Kreisstadt Siegburg 

Siegburg mit seinen rund 40 000 Einwohnern befindet sich in unmittelbarer Nähe der Millionenstadt Köln und der Bundesstadt Bonn. Die Kreisstadt ist Zentrum des 600.000 Einwohner zählenden Rhein-Sieg-Kreises. Für die positive Entwicklung der Stadt als Einkaufs- und Dienstleistungszentrum ist auch der ICE-Halt Siegburg/Bonn auf der Schnellfahrstrecke Köln-Frankfurt/Main veranwortlich, der zeigt, dass sich die Siegburger im Wechsel der Zeiten nicht abhängen lassen. Das Prinzip der Mobilität gilt dabei nicht nur für den schnellen Schienenverkehr, sondern auch für die Mobilisierung der Stadtverwaltung. Jeder vierte Mitarbeiter der Stadtverwaltung ist überwiegend oder (fast) ausschließlich im Außendienst und viele Mitarbeiter sind zumindest zeitweise im Außendienst tätig oder nutzen ein Home Office. „Unsere Bürger wollen die Mitarbeiter der Fachbereiche flexibel erreichen können und vor allem zeitnah eine kompetente Auskunft erhalten. Eine sichere mobile Anbindung an digitale Akten und entsprechende Verwaltungsabläufe auch im Außendienst und Home Office sind dafür unerlässlich“, sagt Bernd Lehmann, Co-Dezernent der Kreisstadt Siegburg.

In Sachen Mobile IT setzt die Kreisstadt, die IT-seitig dem Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Rhein-Sieg/Oberberg/Solingen („Civitec“) angehört, auf die EMM-Plattform von MobileIron. Man nutzt die EMM-Plattform umfassend zur Prozessoptimierung in mehreren Abteilungen. Derzeit werden mit MobileIron iOS-, Android- und (künftig) auch Windows Phone / Windows 10-Smartphones und Tablets verwaltet. „Unsere Mitarbeiter sollen mit einem einzigen registrierten Endgerät privat und dienstlich auskommen können, wenn Sie es wünschen“, erläutert Bernd Lehmann. Die Multiplattform-Fähigkeit von MobileIron sei deshalb bei der Auswahl der EMM-Plattform ein entscheidendes Kriterium gewesen.

Neben dem zentralen Management-Modul Core und dem Proxy-Server Sentry für den sicheren Mail-Verkehr setzt man in Siegburg vor allem die Module Docs@Work für das sichere Dokumenten-Management und Web@Work für den direkten und sicheren Zugang auf Backend-Systeme ein.

Die Anwendungsfelder (Use Cases)

Stand heute (Juni 2016) hat man in der Stadtverwaltung Siegburg mobile Lösungen in den Aufgabenbereichen Baumkataster (Umweltschutz), bei der Dokumentierung von Straßenschäden, bei der Überwachung des ruhenden Verkehrs durch Ordnungskräfte der Stadt („Politessen“) und bei der Hausmeisterbetreuung der öffentlichen Gebäude der Stadt entwickelt.

Mobiler Umweltschutz:

Die Mitarbeiter des Umweltamts haben beim Baumkataster mobilen Zugriff auf die zentrale SharePoint-Infrastruktur, in der die entsprechenden Baum- und Lagepläne samt Fotodokumentation abgelegt sind. Baumfällungen werden über die Mobilgeräte direkt in das SharePoint-System eingegeben. Mit dem Content-Management-Tool Docs@Work können die Mitarbeiter sicher und mobil auf den SharePoint-Server zugreifen. „Mit Docs@Work lässt sich genau festlegen, was ein Nutzer mit einer bestimmten Unternehmensdatei machen darf und was nicht. Das ergibt einerseits viel Sicherheit für die Stadtverwaltung, andererseits erhalten unsere Nutzer aber auch viel Gestaltungsfreiheit und gleichzeitig werden ihre privaten Daten auf dem Gerät davor geschützt, dass die IT der Stadtverwaltung private Daten mitlesen kann“, erläutert Bernd Lehmann.

Dokumentation von Straßenschäden:

Auch für die Aufnahme von Straßenschäden inklusive der dazugehörigen Fotos hat man in Siegburg eine mobile Lösung. Mit dem sicheren mobilen Browser Web@Work von MobileIron greift man auf eine entsprechende Webanwendung zu. Der mobile Browser von MobileIron ist deshalb so sicher, weil damit der Benutzerzugriff auf interne Webressourcen in Abhängigkeit von der Gruppenmitgliedschaft im Unternehmensverzeichnis oder unter Berücksichtigung anderer Benutzer- oder Geräteeigenschaften begrenzt wird.

Wenn der Benutzer oder das Gerät nicht mehr richtlinien-konform sind, wird der Browser-Tunnel automatisch gesperrt, bis das Konformitäts-Problem behoben ist. Ein VPN ist nicht erforderlich.

Mobile Verkehrsüberwachung:

Auch auf die mobile Version der Fachanwendung EurOwig wird mit Web@Work zugegriffen. Über diese mobil verfügbare Fachanwendung überwacht man in Siegburg den ruhenden Verkehr. Das Überwachungspersonal erfasst die Falschparker auf einem Mobilgerät, von dem das Verkehrsvergehen direkt ins produktive IT-System EurOwig geschrieben und dort erfasst wird. Dabei werden nicht nur Stift und Papier überflüssig, es entfällt darüber hinaus auch das früher praktizierte Auslesen der Erfassungsgeräte nach Dienstschluss im Amt. Klar, dass man damit viel Zeit und Kosten spart. Ein wichtiger mobiler Workflow ist zudem auch die Kontrolle der auf dem Smartphone erstellten Parkscheine der Autofahrer. Diese „Handy-Tickets“ werden live im Parksystem der Stadt erfasst; die Parkraumüberwacher können dann die Gültigkeit der digitalen Parkscheine überprüfen. Darüber hinaus wird die Webanwendung auch dazu benutzt, Anwohnerparkausweise und Sonderparkrechte zu überprüfen sowie polizeilich gesuchte Kennzeichen zu identifizieren.

Neben den „Knöllchen“ wird inzwischen auch der gesamte Bereich „Sicherheit und Ordnung“ mit der mobilen Anwendung abgewickelt. So können direkt vor Ort Verstöße, z.B. illegale Müllablage, dokumentiert und geahndet werden.

Erfassen von Gebäude-Schäden:

Eine weitere mobile Webanwendung richtet sich auf die Feststellung von Schäden und Mängeln an öffentlichen Gebäuden. Auch hier ist eine Fotodokumentation inklusive, und die jeweils verantwortlichen Hausmeister greifen über eine durch Web@Work gesicherte HTML5-Anwendungsmaske auf die entsprechenden Backend-Systeme zu.

Mobile Schlüssel-Applikationen Docs@Work und Web@Work

Last but not least wird die Mobiltechnik immer mehr auch für die Gestaltung interner Abläufe in der Verwaltung der Stadt Siegburg eingesetzt. Ein Beispiel dafür ist das Besprechungs¬management. Über Mobilgeräte sind nicht nur die Besprechungsprotokolle abrufbar, sondern es sind auch die Verteilung der Aufgaben und die Schritte, die als nächstes festgelegt wurden, mobil einsehbar.

Darüber hinaus ist das Intranet der Stadtverwaltung als Webanwendung gestaltet, die über Web@Work angesteuert wird. Im Rahmen eines Gesamtkonzepts (Zugriff auf einen digitalen Aktenserver) ist der mobile Zugriff auf elektronische Vorgangsakten (eAkte) im Intranet für berechtigte Verwaltungsmitarbeiter und für kommunale Mandatsträger möglich. Und nicht zuletzt wird beispielsweise die Pflegedokumentation in den Seniorenzentren der Kreisstadt mobil über Web@Work abgewickelt.

„Die sukzessive Ablösung von Stift und Papier bei den Verwaltungsprozessen und die Möglichkeit, anfallende Daten direkt im Feld in bestehende Systeme zu schreiben, führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung. Darüber hinaus erhöhen wir durch die umfassenden mobilen Möglichkeiten unsere Attraktivität als Arbeitsgeber“, zieht Bernd Lehmann ein erstes Resümee der Mobile IT in der Kreisstadt Siegburg.

Kreisstadt Siegburg
Hauptvorteile:
  • Mobiler Zugriff auf die zentrale SharePoint-Infrastruktur über das Dokumenten-Management-System Docs@Work
  • Mobiler Zugriff auf das Intranet über den sicheren Web-Browser Web@Work
  • Zeitersparnis durch automatische Handy-Ticket-Prüfung für städtischen Parkraum
  • Erfassen von Park-Vergehen und sonstigen Verstößen gegen die Sicherheit und Ordnung von überall in der Stadt mittels Web@Work auf dem Mobilgerät und direkte Übertragung in das produktive IT-System EurOwig
  • Sichere Trennung von geschäftlichen und privaten Anwendungen auf einem Gerät
  • Besprechungs-Management über eine Webanwendung
  • Nutzung der eAkte
  • Diverse Webanwendungen mit HTML5-Maske, die durch Web@Work gesichert sind
Warum Mobileiron:
Durch den mobilen Zugriff auf zentrale Backend-Systeme spart die IT der nordrhein-westfälischen Kreisstadt Siegburg Zeit und Geld. Darüber hinaus wird der behördliche Arbeitgeber somit attraktiver für die jüngere Generation. Eingestaubte Abläufe gehören der Vergangenheit an. Die Sicherheit des mobilen Zugriffs wird dabei durch die EMM-Plattform von MobileIron gewährleistet.