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Gestion des documents sur mobile avec Docs@Work

Gestion des documents sur mobile avec Docs@Work

L’information est l'élément vital de l'entreprise. Aujourd'hui, les entreprises sont confrontées à l'augmentation des demandes de consultation de contenus sur les appareils mobiles.

Les utilisateurs d'appareils mobiles ont besoin d'accéder facilement et en toute sécurité aux documents essentiels à leur travail. Ils doivent pouvoir en afficher facilement le contenu, apporter des modifications et les partager de manière sécurisée avec leurs collègues, sans risque pour les données de l'entreprise. L'enjeu consiste à permettre aux équipes informatiques de fournir aux utilisateurs une expérience native de gestion du contenu mobile, sans compromettre la sécurité des documents.

MobileIron Docs@Work est une solution de gestion du contenu mobile complète pour l'entreprise qui permet aux utilisateurs d'accéder à des documents, de les afficher, les annoter et les partager de manière intuitive depuis un grand nombre de clients de messagerie et de systèmes de gestion des contenus sur site ou dans le cloud. Le service informatique peut établir des contrôles de prévention contre la perte de données (DLP) pour éviter que les documents ne soient distribués sans autorisation, tandis que les utilisateurs finaux peuvent être plus productifs grâce aux fonctionnalités de modification intégrées. Docs@Work contrôle si des applications tierces peuvent accéder aux documents stockés et se base sur les règles et autorisations définies dans MobileIron Core.

Fonctionnalités notables de Docs@Work :

Plateforme de contenu sécurisée

La plateforme de contenu sécurisée permet à l'utilisateur d'afficher et de stocker de manière sécurisée des documents dans des applications spécifiques sur leur appareil. En outre, elle donne la possibilité de supprimer une sélection de documents lorsqu'un utilisateur ou un appareil devient non conforme, et de bloquer les actions du Presse-papiers (couper/copier/coller) pour le contenu de l'entreprise.

Contrôle des pièces jointes aux e-mails

Les pièces jointes aux e-mails sont analysées puis filtrées. Si nécessaire, la fonction d'ouverture est bloquée pour les pièces jointes de sorte que seul le service Docs@Work puisse les ouvrir.

Accès au référentiel de contenu

Les utilisateurs peuvent accéder en toute sécurité à un large éventail de contenus sur des référentiels sur site ou cloud, notamment SharePoint, OneDrive Pro, Office 365, Box et Dropbox, depuis leur mobile. Leur productivité est ainsi grandement améliorée, car ils peuvent accéder facilement à une grande variété de contenus depuis une même application mobile. Le service informatique, quant à lui, peut mettre en place des règles clés pour garantir la sécurité des contenus d'entreprise.

Tunneling automatique et sécurisé vers les référentiels de contenu des entreprises

L'accès au contenu est sécurisé et facile grâce à l'authentification unique et au VPN par application de Docs@Work. Un utilisateur final peut facilement accéder aux référentiels de contenus d'entreprise protégés par le pare-feu de l'entreprise, et ce sans VPN séparé.

Fonctions intégrées de modification et d'importation vers les référentiels sources

Avec Docs@Work, les utilisateurs peuvent annoter les documents qu'ils ont téléchargés à partir des référentiels de contenu ou enregistrés à partir de pièces jointes. Les documents modifiés sur des appareils mobiles peuvent être stockés ou partagés avec des collègues en toute sécurité, puis réimportés dans les référentiels disponibles. Docs@Work prend en charge l'annotation de documents PDF et non PDF.

Sites publiés

Avec les sites publiés de Docs@Work, les administrateurs de contenu peuvent transférer de manière proactive le contenu important sur l'appareil d'un utilisateur. L'intégralité du contenu est stockée en toute sécurité, synchronisée et disponible pour la consultation hors ligne. Les administrateurs ont la possibilité de choisir le contenu ou le référentiel qui sera distribué, sur la base de différents attributs de l'appareil et de l'utilisateur, par exemple l'appartenance au groupe de l'annuaire d'entreprise.

Synchronisation des contenus

Un utilisateur final peut facilement synchroniser ses documents récents et favoris sur tous ses appareils. Par exemple, il peut se connecter à Docs@Work depuis son iPhone, enregistrer un document dans ses favoris et le retrouver sur tous ses appareils gérés par Docs@Work. Les documents ainsi synchronisés sont également disponibles hors connexion.

Docs@Work Security Manager

Docs@Work Security Manager offre un niveau supplémentaire de sécurité et de visibilité. Par le biais cette application, les organisations peuvent définir des règles d'importation, de téléchargement, de modification et d'expiration des documents, ainsi que supprimer des documents spécifiques d'un appareil. Par exemple, si une liste de tarifs doit être actualisée tous les 30 jours, Docs@Work Security Manager permet de s'assurer que le document obsolète est supprimé de l'appareil et remplacé par la nouvelle version. Avec le suivi des activités fourni par Docs@Work Security Manager, il est possible de savoir quels documents professionnels ont été consultés, quand, par qui et sur quel appareil. Les mesures appliquées sont également consignées, ce qui permet de disposer de rapports précis, utilisés dans la stratégie de conformité des organisations.